Política de Tratamiento de Datos

 

 

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, Mundial de Repuestos de Motos S.A.S. (en adelante “MUNDIMOTOS”) adopta la presente política de protección de datos personales y privacidad, la cual regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, protección y administración de los datos que MUNDIMOTOS, obtenga de sus clientes, proveedores, empleados y demás personas con las cuales MUNDIMOTOS tenga o llegue a tener alguna relación de cualquier naturaleza.

MUNDIMOTOS podrá́ modificar la presente política, con el fin de adecuarla a cambios en la legislación y jurisprudencia vigente y adaptarla a prácticas de industria. En ese evento, anunciará en su página web, o por otros medios adecuados, la introducción de tales cambios con la debida anticipación.

La información que libre y voluntariamente los clientes, proveedores, empleados o cualquier otra persona suministre a MUNDIMOTOS por cualquier medio, es introducida en sus bases de datos, de las cuales MUNDIMOTOS es responsable.

MUNDIMOTOS trata los datos personales de forma adecuada y segura, cumpliendo todos los requisitos de ley y siguiendo las recomendaciones de la normatividad vigente sobre seguridad de la información, la cual utiliza como guía para sus procesos internos.

 

  1. ASPECTOS GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

 

  • Identificación del responsable del tratamiento:

 

Mundial de Repuestos de Motos S.A.S., identificada con NIT 811.044.788 - 6, con domicilio principal en el municipio de Medellín, departamento de Antioquia, en la dirección Calle 38 # 52- 30; página web: https://mundimotos.com, correo electrónico: (protecciondatos@mundimotos.com.co); Teléfono: +(57 4) 232 45 13.

 

  • Tratamiento al que serán sometidos los datos:

 

  • La información personal obtenida por MUNDIMOTOS, podrá́ ser objeto de almacenamiento, uso, circulación o supresión, según sea la finalidad para la cual haya sido recolectada, y/o de acuerdo con lo establecido en la ley.
  • La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  • Finalidad del tratamiento: La información recolectada por MUNDIMOTOS se utiliza, con la autorización de los titulares de la misma, para los siguientes fines:

 

  • Ofrecer información sobre productos y servicios propios de MUNDIMOTOS o de sus aliados de negocio, así como compartir oportunidades comerciales. Para este propósito el titular que comparta sus datos básicos podrá ser contactado telefónicamente, vía correo electrónico, vía chat (por ejemplo, WhatsApp), vía Facebook u otras aplicaciones web, o a través de medios como el correo físico, aún después de terminada la relación comercial.
  • Materializar potenciales relaciones jurídicas con personas interesadas en ser clientes, proveedores o empleados de MUNDIMOTOS.
  • Prestar al titular de la información los servicios contratados, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.
  • Mantener actualizados a los clientes sobre el desarrollo de los procesos comerciales que se adelanten, así como de la oferta o ejecución de servicios prestados por MUNDIMOTOS.
  • Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y productos contratados con MUNDIMOTOS.
  • Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, compras, mejoras en el servicio y producto, consultas, controles, verificaciones, alianzas, acuerdos, así como cualquier otra actividad relacionada con los servicios de MUNDIMOTOS, los de sus aliados de negocios y los de sus productos actuales y futuros.
  • Llevar estadísticas internas y evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos, así como el nivel de satisfacción de clientes, proveedores e interesados, mediante encuestas de satisfacción y otros mecanismos que se habiliten para dicho propósito.
  • Hacer su propia gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo, pero sin limitarse a gestión de facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales o laborales.
  • Vincular personal a la empresa y cumplir con sus obligaciones legales como empleador, tales como, pero sin limitarse a gestión de personal, gestión de temporales y practicantes, gestión de nómina, prevención de riesgos laborales, formación de personal, afiliaciones y pagos al sistema de la seguridad social y bienestar laboral, actividades de retención en la fuente, entre otras afines.
  • Atender consultas, quejas, peticiones, sugerencias, felicitaciones y reclamos.
  • Llevar a cabo actividades encaminadas a controlar y minimizar riesgos en cuanto a la seguridad de las instalaciones físicas y sitios virtuales de la empresa.
  • Transmitir datos a terceras personas dentro o fuera del país, que tengan o llegasen a tener cualquier tipo de relación comercial y/o contractual con MUNDIMOTOS, esta relación podrá ser a título oneroso o gratuito.
  • Brindar información que pueda ser de interés para el cliente, incluyendo el ofrecimiento de servicios que puedan atender las necesidades de su negocio que sean prestados de manera directa por MUNDIMOTOS o por medio de terceros; así como el ofrecimiento de ofertas y/o alianzas de financiación desarrolladas por entidades que hagan parte del sistema financiero.
  • Realizar procesos de análisis sobre la información suministrada a MUNDIMOTOS de manera directa o indirecta, haciendo uso de herramientas o métodos tradicionales, así como de tecnologías emergentes.
  • Cualquier otra finalidad que MUNDIMOTOS considere necesaria, siempre y cuando, se respete la presente política de tratamiento de datos y la ley.

Las actividades anteriormente mencionadas, para las cuales se utilizan los datos personales, son realizadas por MUNDIMOTOS o por quienes MUNDIMOTOS contrate para llevarlas a cabo, de acuerdo con sus necesidades.

  • Tratamiento de datos sensibles:

 

  • Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos relacionados con su origen racial o étnico, vida sexual, salud, datos biométricos (es decir aquellos que permiten identificar a una persona por sus rasgos físicos, de voz, de movimiento, tales como: fotos, huellas, firmas, mapa del iris, etc.,) o datos relacionados con su convicción religiosa o filosófica u orientación política.
  • El titular de la información tiene derecho a no suministrar información sensible solicitada por MUNDIMOTOS. Igualmente se recomienda al titular abstenerse de remitir información de carácter sensible que no sea ni deba ser necesaria para la prestación de los servicios de MUNDIMOTOS

 

  • Tratamiento de datos de menores de edad:

 

  • Los servicios prestados por MUNDIMOTOS son diseñados para mayores de edad. En todo caso, MUNDIMOTOS solo trata información o datos personales de menores de edad que hayan sido recolectados con el consentimiento expreso de los padres o sus representantes legales, según sea el caso, y solo para aquellos fines que sean pertinentes de acuerdo con la presente política.

 

  • Autorización para el tratamiento de datos personales:

 

  • MUNDIMOTOS informará al titular de la información personal acerca de la presente política y obtendrá la autorización respectiva para hacer el tratamiento de sus datos personales. Igualmente informará al titular sobre los cambios que se efectúen a la presente política y obtendrá una nueva autorización en caso de que el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
  • La autorización podrá ser obtenida por MUNDIMOTOS mediante documento escrito, vía correo electrónico, verbalmente o telefónicamente, vía autorización electrónica en un formulario o página web, o por cualquier otro medio que permita conservar, consultar o probar la respectiva autorización. Así mismo, la autorización del titular podrá ser manifestada mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.
    MUNDIMOTOS no requerirá́ autorización del titular de la información personal cuando se trate de:
    • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
    • Datos de naturaleza pública;
    • Casos de urgencia médica o sanitaria;
    • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
    • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

  • Confidencialidad:

 

  • MUNDIMOTOS no hace pública la información personal de sus empleados, clientes, proveedores, interesados, o cualquier otra persona con la que sostenga alguna relación de cualquier índole y solo dará a conocer dicha información a aquellas personas autorizadas por MUNDIMOTOS que deban conocerla para hacer el respectivo tratamiento de la información, o a aquellas personas autorizadas por la ley.

MUNDIMOTOS puede ser a la vez responsable y encargado del tratamiento de datos personales. En caso de que desempeñe ambos roles, deberá cumplir con los deberes legales propios de cada uno de ellos a saber:

 

  • Deberes de MUNDIMOTOS como responsable del tratamiento:

 

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento de datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento de datos.
  • Suministrar al encargado del tratamiento de datos, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
  • Exigir al encargado del tratamiento de datos en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
  • Informar al encargado del tratamiento de datos cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  • Deberes de MUNDIMOTOS como encargado del tratamiento de datos:

 

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento de datos dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
  • Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite".
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  • Derechos del Titular de la Información:

 

Los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a MUNDIMOTOS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a MUNDIMOTOS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley.
  • Ser informado por MUNDIMOTOS, previa solicitud, respecto del uso que les hayan dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

  • Procedimientos:

El área de seguridad de la información, será la responsable de atender las peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de los datos, de acuerdo con los procedimientos que se describen a continuación.

El titular de la información o sus causahabientes tienen derecho a consultar la información personal del titular, tratada por MUNDIMOTOS. Para ello podrá́ radicar la consulta en la dirección: Calle 38 # 52- 30, Medellín- Antioquia, o en el teléfono +(57 4) 232 45 13, o enviarla al correo electrónico: protecciondatos@mundimotos.com.co

Al realizar la solicitud, se deberá suministrar la siguiente información:

  • Si se trata del titular: Copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
  • Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia de documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Reclamos:

El titular de la información tiene derecho a solicitar la actualización, rectificación y supresión de la información de carácter personal, así como revocar la autorización otorgada a MUNDIMOTOS. Para ello podrá́ radicar el reclamo en la dirección: Calle 38 # 52- 30, Medellín- Antioquia, o en el teléfono +(57 4) 232 45 13, o enviarla al correo electrónico: protecciondatos@mundimotos.com.co

Al realizar el reclamo, se deberá suministrar la siguiente información:

  • Si se trata del titular: Copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
  • Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia de documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

Adicionalmente, la solicitud deberá indicar claramente lo que se pretende con la reclamación, es decir, si se requiere una actualización, una corrección o supresión del dato o una revocación de la autorización otorgada a MUNDIMOTOS para el tratamiento de la información personal.

Así mismo, en la solicitud se deberá identificar al titular, hacer una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación, suministrar los datos de contacto y aportar los documentos que se quiere hacer valer.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma, en un término no mayor a 2 días hábiles, Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Vigencia de la Política de Protección de Datos Personales y de Privacidad:

 

La presente política estará vigente desde su divulgación por cualquier medio. MUNDIMOTOS se reserva el derecho de actualizarla o modificarla en cualquier momento, de lo cual dará aviso oportuno por cualquier medio, a los destinatarios de la misma.

 

  • Vigencia de las Bases de Datos de MUNDIMOTOS:

 

Las bases de datos personales de MUNDIMOTOS estarán vigentes por el período de tiempo exigido por la ley que le sea aplicable, o por el contrato que las regule, o por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad de la base de datos de acuerdo con la presente política. En ningún caso MUNDIMOTOS suprimirá́ o eliminará bases de datos que por ley deban permanecer vigentes durante un tiempo específico, cuando el período de vigencia establecido en el contrato que las regula o la finalidad para las cuales fueron creadas, determinen un período de vigencia inferior al legalmente establecido.